Dokument prawny

Regulamin świadczenia usług SOPIO

Warunki korzystania z Sopio przez firmy — ten sam tekst, który firma akceptuje w aplikacji razem z zamówieniem.

Wersja 2.1 · 14 października 2026

Skrót SHA-256 treści: 97da6227a9976e8ce919358eaa388bdf69b08b6c63712809b16c8c3af3bc2c66

---

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy regulamin (dalej: Regulamin) określa rodzaje, zakres i warunki świadczenia usług drogą elektroniczną w ramach aplikacji SOPIO, warunki zawierania i rozwiązywania umów o świadczenie tych usług oraz tryb postępowania reklamacyjnego — zgodnie z art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz.U. 2024 poz. 1513).

2. Usługodawcą jest Andrzej Pawłowski, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Andrzej Pawłowski Consulting, ul. Na Laski 42L/1, 05-825 Grodzisk Mazowiecki, NIP 5222621389, REGON 141386792, wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (dalej: Usługodawca).

3. Kontakt z Usługodawcą: e-mail kontakt@sopio.pl lub pisemnie na adres wskazany w ust. 2.

4. Usługi SOPIO są przeznaczone wyłącznie dla przedsiębiorców — podmiotów prowadzących działalność gospodarczą z siedzibą w Polsce, w tym osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Usługodawca nie zawiera umów z konsumentami.

5. Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie na stronie /regulamin (strona w Aplikacji) przed zawarciem Umowy, w formie umożliwiającej jego pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie (plik do pobrania). Na żądanie Klienta Usługodawca przekazuje Regulamin w formacie PDF na wskazany adres e-mail.

6. Załącznikiem do Regulaminu, stanowiącym jego integralną część, jest Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA) — zob. § 17.

§ 2. Definicje

Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:

1. Aplikacja / SOPIO — oprogramowanie udostępniane przez Usługodawcę w modelu SaaS (Software as a Service), służące do zarządzania procedurami firmowymi, dostępne przez przeglądarkę internetową.

2. Klient — przedsiębiorca (w tym osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą), który zawarł z Usługodawcą Umowę.

3. Klient-Przedsiębiorca na prawach konsumenta (JDG-quasi-konsument) — Klient będący osobą fizyczną, zawierający Umowę bezpośrednio związaną z jego działalnością gospodarczą, gdy z treści Umowy wynika, że nie ma ona dla niego charakteru zawodowego, wynikającego w szczególności z przedmiotu wykonywanej działalności gospodarczej ujawnionego w CEIDG.

4. Umowa — umowa o świadczenie Usług drogą elektroniczną zawarta między Usługodawcą a Klientem na warunkach Regulaminu i Zamówienia.

5. Zamówienie — dokument (w tym wiadomość e-mail lub formularz elektroniczny) przygotowany przez Usługodawcę, określający liczbę Osób z dostępem, okres rozliczeniowy, cenę, zakres Usługi Wdrożeniowej oraz ewentualne warunki indywidualne; Zamówienie zaakceptowane przez Klienta stanowi część Umowy.

6. Pula pytań AI — liczba pytań, które Użytkownicy Klienta mogą łącznie zadać wyszukiwarce w miesiącu kalendarzowym, określona w § 6 ust. 2.

7. Cennik — aktualny wykaz cen, dostępny na stronie https://sopio.pl (sekcja Cennik) oraz w Zamówieniu.

8. Konto — konto administracyjne Klienta w Aplikacji, tworzone wyłącznie przez Usługodawcę.

9. Użytkownik — osoba fizyczna korzystająca z Aplikacji w ramach Konta Klienta (w szczególności pracownik lub współpracownik Klienta), której Klient nadał dostęp.

10. Osoba z dostępem — Użytkownik posiadający aktywny kod dostępu lub konto administratora w danym okresie rozliczeniowym; każda osoba liczy się raz, także gdy ma jednocześnie kod dostępu i konto administratora; liczba Osób z dostępem stanowi podstawę wyliczenia opłaty abonamentowej (§ 6 ust. 2).

11. Usługa Abonamentowa — usługa dostępu do Aplikacji świadczona w modelu abonamentowym, opisana w § 3 ust. 2–3.

12. Usługa Wdrożeniowa — jednorazowa, odpłatna usługa uruchomienia SOPIO u Klienta, opisana w § 3 ust. 5–7.

13. Raport Wdrożeniowy — dokument podsumowujący wykonanie Usługi Wdrożeniowej, przekazywany Klientowi na trwałym nośniku (e-mail).

14. Trwały nośnik — materiał lub narzędzie umożliwiające Klientowi przechowywanie informacji kierowanych osobiście do niego, w sposób umożliwiający dostęp do nich w przyszłości i ich odtworzenie w niezmienionej postaci (w szczególności wiadomość e-mail).

15. Okres rozliczeniowy — miesiąc albo rok, zgodnie z wyborem Klienta w Zamówieniu.

16. DPA — umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, stanowiąca załącznik do Regulaminu.

§ 3. Rodzaje i zakres usług

1. Usługodawca świadczy drogą elektroniczną dwa rodzaje usług: Usługę Abonamentową oraz Usługę Wdrożeniową.

2. Usługa Abonamentowa obejmuje udostępnienie Klientowi Aplikacji SOPIO wraz z następującymi funkcjonalnościami, wszystkimi w cenie Usługi Abonamentowej:

1. wyszukiwarka procedur firmowych, która udziela odpowiedzi w formie cytatu z procedury Klienta albo odmawia odpowiedzi, gdy procedury Klienta nie zawierają odpowiedzi;

2. wersjonowanie procedur oraz rejestrowanie potwierdzeń zapoznania się z procedurą (z zapisem: osoba, data, wersja procedury);

3. dostęp pracowników przez indywidualne kody dostępu i kody QR — bez konieczności zakładania pracownikom kont e-mail;

4. zadania przydzielane Użytkownikom;

5. lista pytań, na które Aplikacja nie znalazła odpowiedzi w procedurach;

6. opcjonalne sytuacje sprawdzające po przeczytaniu procedury (bez ocen i bez rankingów pracowników);

7. streszczenia zmian pomiędzy wersjami procedur;

8. funkcje oparte o sztuczną inteligencję (AI) — dostępne wyłącznie po ich osobnym, wyraźnym włączeniu przez administratora Klienta w ustawieniach Konta; do czasu włączenia funkcje AI pozostają nieaktywne.

3. Oznaczenie interakcji z AI (art. 50 rozporządzenia 2024/1689 — AI Act). Odpowiedzi udzielane przez funkcje, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i 8, są generowane przez system sztucznej inteligencji. Aplikacja informuje o tym Użytkownika w interfejsie w sposób widoczny, najpóźniej przy pierwszej interakcji z tą funkcją. Odpowiedzi AI mają charakter pomocniczy: stanowią cytaty z procedur Klienta ze wskazaniem źródła, a wersją wiążącą jest zawsze pełna treść procedury opublikowana w Aplikacji; w razie braku podstawy w procedurach Aplikacja komunikuje brak odpowiedzi zamiast ją tworzyć.

4. Liczbę Osób z dostępem objętych opłatą oraz liczbę kont administratora i procedur dostępnych w Koncie określa Zamówienie; miesięczną Pulę pytań AI określa § 6 ust. 2.

5. Usługa Wdrożeniowa obejmuje, w zakresie wybranego pakietu: spotkania online, import procedur Klienta ze sprawdzeniem podziału na fragmenty, konfigurację stanowisk, przypisań i kodów dostępu wraz z plakatem z kodem QR, test wyszukiwarki pytaniami z branży Klienta, rundy poprawek, kontakt po starcie oraz przekazanie Raportu Wdrożeniowego.

6. Usługa Wdrożeniowa jest dostępna w dwóch pakietach:

1. Uruchomienie — do 5 procedur i 30 stron, jedna lokalizacja: spotkanie online (60 minut), test 20 pytaniami, raport luk z tej próby, jedna runda poprawek i kontakt po starcie;

2. Wdrożenie — do 15 procedur i 100 stron, do 3 grup i 2 lokalizacji: dwa spotkania online, szkolenie administratorów (60 minut), test 40 pytaniami, raport luk i miejsc, w których dwie procedury mówią co innego, dwie rundy poprawek oraz do 60 minut rozmów telefonicznych w ciągu 30 dni po starcie.

7. Usługa Wdrożeniowa jest opcjonalna — Klient może uruchomić Aplikację samodzielnie. Oba limity materiału z ust. 6 (procedury i strony) obowiązują jednocześnie, a pliki przekazane przez Klienta muszą być edytowalne albo zawierać poprawnie odczytywalny tekst. Wdrożenie na miejscu u Klienta, większa liczba procedur, skany, porządkowanie lub pisanie procedur oraz obsługa kilku zakładów są wyceniane indywidualnie w Zamówieniu. Klient pozostaje właścicielem treści i sam publikuje procedury. Wykonanie Usługi Wdrożeniowej kończy się dostarczeniem Klientowi Raportu Wdrożeniowego na Trwałym nośniku; Raport opisuje wynik testu i nie potwierdza kompletności ani niesprzeczności całego katalogu procedur Klienta.

8. Usługodawca nie świadczy usług doradztwa prawnego, BHP ani innego doradztwa specjalistycznego. Treść procedur wprowadzanych do Aplikacji pochodzi od Klienta i pozostaje jego wyłączną odpowiedzialnością; Aplikacja odtwarza i udostępnia treści Klienta, ale nie weryfikuje ich merytorycznej poprawności ani zgodności z prawem.

§ 4. Wymagania techniczne

1. Korzystanie z Aplikacji wymaga:

1. urządzenia z dostępem do Internetu (komputer, tablet lub smartfon);

2. aktualnej wersji przeglądarki internetowej: Chrome, Edge, Firefox lub Safari (wersje wydane w ciągu ostatnich 12 miesięcy), z włączoną obsługą JavaScript i plików cookies;

3. dla administratorów — aktywnego adresu e-mail;

4. dla Użytkowników korzystających z kodów QR — urządzenia z kamerą i czytnikiem kodów QR.

2. Usługodawca nie odpowiada za zakłócenia wynikające z niespełnienia wymagań technicznych przez Klienta ani za jakość łącza internetowego Klienta.

3. Dane Klientów są przechowywane na infrastrukturze zlokalizowanej na terenie Unii Europejskiej (szczegóły: DPA).

§ 5. Zakaz dostarczania treści bezprawnych

1. Zakazane jest dostarczanie przez Klienta i Użytkowników treści o charakterze bezprawnym, w szczególności: treści naruszających prawa osób trzecich (w tym prawa autorskie i dobra osobiste), treści stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa osoby trzeciej wprowadzonych bez uprawnienia, treści nawołujących do przemocy lub dyskryminacji oraz danych osobowych wprowadzonych bez podstawy prawnej.

2. Klient odpowiada za treści wprowadzone do Aplikacji przez siebie i swoich Użytkowników.

3. W razie otrzymania urzędowego zawiadomienia lub uzyskania wiarygodnej wiadomości o bezprawnym charakterze treści Usługodawca może uniemożliwić dostęp do tych treści, informując o tym Klienta.

§ 5a. Kody dostępu i zarządzanie Użytkownikami

1. Każdy Użytkownik otrzymuje indywidualny kod dostępu, przypisany wyłącznie do jednej, zidentyfikowanej osoby fizycznej. Konta administratorów Klienta są imienne.

2. Klient zapewnia, że kody dostępu i dane logowania przypisane danemu Użytkownikowi nie będą udostępniane, przekazywane ani współdzielone z jakąkolwiek inną osobą, w tym z innymi pracownikami Klienta.

3. Naruszenie zakazu z ust. 2 stanowi istotne naruszenie Umowy i uprawnia Usługodawcę do: (a) wezwania Klienta do zablokowania danego kodu dostępu, a w razie braku reakcji w terminie 3 dni roboczych — zawieszenia dostępu do Konta do czasu usunięcia naruszenia, (b) wezwania Klienta do dostosowania liczby Osób z dostępem w Zamówieniu do rzeczywistej liczby osób korzystających z Aplikacji, (c) w razie powtarzających się naruszeń — wypowiedzenia Umowy w trybie § 10 ust. 6.

4. Klient odpowiada za działania podjęte przy użyciu kodów dostępu i danych logowania jego Użytkowników — także wtedy, gdy podjęła je osoba trzecia, której kod udostępniono z naruszeniem ust. 2.

5. Klient jest wyłącznie odpowiedzialny za: (a) prawidłowe nadawanie i odbieranie dostępów swoim Użytkownikom, (b) niezwłoczną — nie później niż w terminie 3 dni roboczych — dezaktywację Użytkowników, którzy zakończyli współpracę z Klientem, (c) poprawność danych Użytkowników wprowadzanych do Aplikacji. Dezaktywowany Użytkownik przestaje być Osobą z dostępem i zwalnia miejsce w liczbie Osób z dostępem określonej w Zamówieniu.

6. Usługodawca nie odpowiada za szkody wynikające z zaniechań Klienta w zakresie ust. 5, w szczególności z nieusunięcia dostępu byłego pracownika.

7. Klient pozostaje administratorem danych osobowych swoich Użytkowników; zasady powierzenia przetwarzania określa DPA (§ 17).

§ 6. Cennik

1. Ceny podane w Cenniku i Regulaminie są cenami netto (bez VAT); do cen dolicza się podatek VAT według stawki obowiązującej w dniu wystawienia faktury.

2. Miesięczna opłata za Usługę Abonamentową zależy wyłącznie od liczby Osób z dostępem. W cenie są wszystkie funkcje Aplikacji opisane w § 3 ust. 2 oraz miesięczna Pula pytań AI: 20 pytań na każdą Osobę z dostępem, nie mniej niż 500 pytań, liczona łącznie dla Klienta, a nie dla pojedynczego Użytkownika, w miesiącu kalendarzowym strefy czasowej Klienta. Ceny netto za miesiąc:

3. Przy rozliczeniu rocznym (płatność z góry za 12 miesięcy) cena roczna jest równa dwunastokrotności opłaty miesięcznej z ust. 2, pomniejszonej o 10% i zaokrąglonej do pełnych złotych (dla Klienta do 25 Osób z dostępem: 4 309 zł netto za rok).

4. Ceny Usługi Wdrożeniowej (jednorazowo, netto): Uruchomienie — 2 490 zł, Wdrożenie — 5 990 zł. Kolejna procedura ponad zakres pakietu kosztuje 290 zł netto (w pakiecie Uruchomienie do 10 procedur, w pakiecie Wdrożenie do 25). Prace poza zakresem pakietu są rozliczane według stawki 490 zł netto za godzinę i zawsze uzgadniane z Klientem przed ich rozpoczęciem. Cenę Usługi Wdrożeniowej wycenianej indywidualnie (§ 3 ust. 7) określa Zamówienie.

5. Podstawą wyliczenia opłaty abonamentowej jest liczba Osób z dostępem, a nie liczba pytań zadanych wyszukiwarce ani intensywność korzystania z Aplikacji.

6. Klauzula uczciwego użycia (fair use): korzystanie z Aplikacji w zakresie zgodnym z normalnym użytkiem firmowym nie podlega dodatkowym opłatom. W przypadku korzystania rażąco odbiegającego od normalnego użytku (w szczególności zautomatyzowanego, masowego odpytywania Aplikacji lub udostępniania dostępu podmiotom trzecim spoza organizacji Klienta) Usługodawca może wezwać Klienta do zaniechania takich praktyk lub zaproponować zmianę warunków Zamówienia, w tym większą Pulę pytań AI. Usługodawca nie ogranicza ani nie przerywa działania Aplikacji w trakcie bieżącej pracy Użytkowników z powodu przekroczenia normalnego użytku; ewentualne konsekwencje ograniczają się do trybu opisanego w zdaniu poprzednim oraz — w razie braku reakcji Klienta — do wypowiedzenia Umowy zgodnie z § 10. Po wykorzystaniu Puli pytań AI wyszukiwarka nie przyjmuje kolejnych pytań do końca miesiąca kalendarzowego; pozostałe funkcje Aplikacji — w tym dostęp do procedur, potwierdzenia zapoznania i zadania — działają bez ograniczeń.

7. Aplikacja nie pozwala nadać dostępu ponad liczbę Osób z dostępem określoną w Zamówieniu. Zwiększenie tej liczby jest możliwe w każdym czasie; dostępy nadane w granicach liczby z Zamówienia nie są odcinane.

8. Gwarancja ceny: ceny z Cennika obowiązujące w dniu zawarcia Umowy (ust. 2–3) są gwarantowane (zamrożone) przez 12 miesięcy od dnia zawarcia Umowy — dla każdego Klienta, bez dodatkowych warunków. Rabat od ceny z Cennika przyznany w Zamówieniu obowiązuje do daty jego końca wskazanej w Zamówieniu; po tej dacie Klient płaci cenę z Cennika objętą gwarancją. W okresie gwarancji ceny § 11 (zmiany Cennika) nie ma zastosowania do cen tego Klienta.

§ 7. Zawarcie Umowy i utworzenie Konta

1. W Aplikacji nie ma samodzielnej rejestracji. Konto tworzy wyłącznie Usługodawca, po zawarciu Umowy.

2. Zawarcie Umowy przebiega następująco:

1. Klient kontaktuje się z Usługodawcą (lub odwrotnie) i przekazuje dane niezbędne do przygotowania Zamówienia, w tym: firmę, adres siedziby, NIP, adres e-mail osoby uprawnionej do zawarcia Umowy oraz adres e-mail do doręczeń faktur;

2. Usługodawca przekazuje Klientowi drogą elektroniczną: Zamówienie, Regulamin wraz z DPA oraz — w przypadku Klientów będących osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą — informacje i oświadczenia, o których mowa w § 8;

3. Klient akceptuje Zamówienie, Regulamin i DPA drogą elektroniczną (przez akceptację w formularzu elektronicznym udostępnionym przez Usługodawcę albo przez jednoznaczne oświadczenie e-mail); akceptacja jest rejestrowana wraz ze znacznikiem czasu;

4. Umowa zostaje zawarta z chwilą doręczenia Usługodawcy akceptacji Klienta;

5. Usługodawca niezwłocznie po zawarciu Umowy przesyła Klientowi na Trwałym nośniku (e-mail) potwierdzenie zawarcia Umowy, obejmujące: treść Zamówienia, Regulamin i DPA w wersji zaakceptowanej (lub trwałe odesłanie do tych wersji) oraz — wobec Klientów, o których mowa w § 8 — treść udzielonych zgód i oświadczeń.

3. Usługodawca tworzy Konto i aktywuje dostęp do Aplikacji w terminie uzgodnionym w Zamówieniu, z zastrzeżeniem § 8 ust. 4 (Klienci-JDG).

4. Usługodawca może uzależnić zawarcie Umowy od weryfikacji danych rejestrowych Klienta (CEIDG/KRS) i może odmówić zawarcia Umowy bez podania przyczyny — SOPIO jest usługą kierowaną wyłącznie do przedsiębiorców.

§ 8. Klienci będący osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą (JDG) — prawo odstąpienia

1. Postanowienia niniejszego paragrafu stosuje się do Klientów będących osobami fizycznymi, zawierającymi Umowę bezpośrednio związaną z ich działalnością gospodarczą.

2. Oświadczenie o charakterze zawodowym. W ramach akceptacji Zamówienia Klient, o którym mowa w ust. 1, składa oświadczenie o jednej z następujących treści (do wyboru, aktywne zaznaczenie):

1. „Oświadczam, że umowa o korzystanie z SOPIO ma dla mnie charakter zawodowy, wynikający w szczególności z przedmiotu wykonywanej przeze mnie działalności gospodarczej ujawnionego w CEIDG" — albo

2. „Oświadczam, że umowa o korzystanie z SOPIO nie ma dla mnie charakteru zawodowego."

3. Klientowi, który złożył oświadczenie z ust. 2 pkt 2 (oraz każdemu Klientowi-JDG, wobec którego przepisy o ochronie przedsiębiorcy na prawach konsumenta znajdują zastosowanie niezależnie od treści oświadczenia), przysługuje prawo odstąpienia od Umowy zawartej na odległość w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia, bez podania przyczyny — z zastrzeżeniem ust. 4–6. Wzór oświadczenia o odstąpieniu stanowi załącznik do potwierdzenia zawarcia Umowy; do zachowania terminu wystarczy wysłanie oświadczenia (np. e-mailem na kontakt@sopio.pl) przed jego upływem.

4. Zgoda na natychmiastowe rozpoczęcie świadczenia i utrata prawa odstąpienia (art. 38 pkt 13 ustawy o prawach konsumenta). Jeżeli Klient, o którym mowa w ust. 1, chce uzyskać dostęp do Aplikacji przed upływem 14-dniowego terminu odstąpienia, wymagane jest łączne spełnienie następujących warunków:

1. Klient — przed rozpoczęciem świadczenia — wyraża wyraźną, uprzednią zgodę na rozpoczęcie świadczenia Usługi Abonamentowej (dostarczania treści cyfrowych / usługi cyfrowej niedostarczanej na nośniku materialnym) przed upływem terminu odstąpienia; zgoda jest wyrażana przez aktywne zaznaczenie odrębnego pola wyboru (checkbox), które nie jest domyślnie zaznaczone i jest odrębne od akceptacji Regulaminu;

2. Usługodawca — przed rozpoczęciem świadczenia — informuje Klienta, że w następstwie rozpoczęcia świadczenia przed upływem terminu odstąpienia Klient utraci prawo odstąpienia od Umowy;

3. Klient składa oświadczenie, że przyjął do wiadomości informację o utracie prawa odstąpienia z chwilą rozpoczęcia świadczenia;

4. Usługodawca przesyła Klientowi na Trwałym nośniku (e-mail) potwierdzenie zawarcia Umowy oraz treści udzielonej zgody i przyjętej do wiadomości informacji o utracie prawa odstąpienia — zgodnie z § 7 ust. 2 pkt 5; potwierdzenie jest wysyłane przed rozpoczęciem świadczenia lub najpóźniej z chwilą jego rozpoczęcia.

5. Rekomendowane brzmienie pola zgody (checkbox): „Żądam rozpoczęcia świadczenia usługi SOPIO przed upływem 14-dniowego terminu do odstąpienia od umowy. Przyjmuję do wiadomości, że z chwilą rozpoczęcia świadczenia utracę prawo odstąpienia od umowy."

6. Jeżeli Klient nie wyrazi zgody, o której mowa w ust. 4 pkt 1, Usługodawca aktywuje Konto po upływie 14-dniowego terminu odstąpienia; w takim wypadku prawo odstąpienia przysługuje na zasadach ustawowych do upływu tego terminu.

7. Do Usługi Wdrożeniowej stosuje się odpowiednio mechanizm z ust. 4, z tym że podstawą wyłączenia prawa odstąpienia jest pełne wykonanie usługi za wyraźną uprzednią zgodą Klienta (art. 38 pkt 1 ustawy o prawach konsumenta): rozpoczęcie prac wdrożeniowych przed upływem terminu odstąpienia wymaga wyraźnego żądania Klienta, a z chwilą pełnego wykonania Usługi Wdrożeniowej (dostarczenie Raportu Wdrożeniowego) Klient traci prawo odstąpienia od tej usługi, o czym jest informowany przed rozpoczęciem prac i co potwierdza na zasadach ust. 4 pkt 3–4. W razie odstąpienia po rozpoczęciu, a przed pełnym wykonaniem Usługi Wdrożeniowej, Klient zapłaci za świadczenia spełnione do chwili odstąpienia, proporcjonalnie do zakresu wykonanych prac.

8. Postanowienia Regulaminu mniej korzystne dla Klienta-JDG-quasi-konsumenta niż przepisy ustawy o prawach konsumenta nie wiążą go; w ich miejsce stosuje się przepisy ustawy.

9. Niezależnie od uprawnień ustawowych każdy Klient może przed zawarciem Umowy odpłatnej skorzystać z bezpłatnego 14-dniowego okresu próbnego (§ 12).

§ 9. Płatności i faktury

1. Opłaty abonamentowe są pobierane z góry za każdy Okres rozliczeniowy. Opłata za Usługę Wdrożeniową jest płatna jednorazowo, zgodnie z Zamówieniem.

2. Płatności są realizowane przelewem na rachunek bankowy Usługodawcy albo kartą za pośrednictwem operatora płatności Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd.), na podstawie zapisanej metody płatności (płatności cykliczne) albo linku do płatności. Obie formy płatności są równorzędne; o dostępności płatności kartą decyduje Usługodawca.

3. Dokumentem księgowym jest wyłącznie polska faktura VAT wystawiana przez Usługodawcę za pośrednictwem systemu inFakt po zaksięgowaniu płatności (w Stripe albo na rachunku bankowym Usługodawcy); przy płatności przelewem podstawą zapłaty jest faktura proforma. Faktura ustrukturyzowana jest przesyłana do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zgodnie z obowiązującymi przepisami; Klient otrzymuje fakturę (wizualizację faktury ustrukturyzowanej wraz z numerem KSeF) na adres e-mail wskazany w Zamówieniu, a faktura jest dostępna dla Klienta również w KSeF po stronie nabywcy. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną z chwilą przydzielenia jej numeru KSeF; nie zmienia to umownych terminów płatności wynikających z Zamówienia.

4. Potwierdzenia, paragony i inne dokumenty generowane przez Stripe (invoice/receipt) nie są fakturami w rozumieniu polskich przepisów podatkowych i nie stanowią podstawy rozliczeń podatkowych Klienta.

5. Klient zobowiązuje się podać prawidłowe dane do faktury (firma, adres, NIP) i niezwłocznie aktualizować je w razie zmiany.

6. Za dzień zapłaty uznaje się dzień zaksięgowania środków przez operatora płatności (przy płatności Stripe) albo dzień uznania rachunku bankowego Usługodawcy (przy przelewie).

7. W razie nieskutecznej płatności cyklicznej stosuje się § 13 (zaległości i zawieszenie).

§ 10. Okres obowiązywania Umowy, automatyczne odnowienie i wypowiedzenie

1. Umowa w części dotyczącej Usługi Abonamentowej jest zawierana na czas określony równy Okresowi rozliczeniowemu (miesiąc albo rok), zgodnie z Zamówieniem. Umowa z ofertą indywidualną (§ 6 ust. 2) jest zawierana na okres roczny.

2. Rozliczenie miesięczne: Umowa przedłuża się automatycznie na kolejne miesięczne Okresy rozliczeniowe, chyba że Klient wypowie ją najpóźniej ostatniego dnia bieżącego Okresu rozliczeniowego — ze skutkiem na koniec tego Okresu. Wypowiedzenie nie wymaga podania przyczyny i może być złożone w formie dokumentowej (e-mail na kontakt@sopio.pl). Nadchodzący termin i kwota odnowienia są widoczne dla administratora Klienta w Aplikacji, a Usługodawca może dodatkowo przypominać o odnowieniu e-mailem.

3. Rozliczenie roczne (w tym oferta indywidualna): Umowa przedłuża się automatycznie na kolejny roczny Okres rozliczeniowy, pod warunkiem że Usługodawca — nie później niż 30 dni przed końcem bieżącego Okresu rozliczeniowego — doręczy Klientowi na Trwałym nośniku (e-mail) jasną informację o: nadchodzącym automatycznym przedłużeniu, cenie obowiązującej w kolejnym okresie oraz sposobie i terminie złożenia wypowiedzenia. Jeżeli Usługodawca nie doręczy tej informacji w terminie, Umowa nie ulega automatycznemu przedłużeniu i wygasa z końcem bieżącego Okresu rozliczeniowego, chyba że strony postanowią inaczej.

4. Klient rozliczany rocznie może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem na koniec bieżącego rocznego Okresu rozliczeniowego, składając wypowiedzenie w formie dokumentowej (e-mail) najpóźniej ostatniego dnia tego Okresu.

5. Wypowiedzenie Umowy nie uprawnia do zwrotu opłat za rozpoczęty Okres rozliczeniowy, z zastrzeżeniem § 11 ust. 5 (zmiana Cennika) oraz bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

6. Każda ze stron może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym z ważnych powodów, w szczególności: Usługodawca — w razie rażącego naruszenia Regulaminu przez Klienta (w tym § 5) nieusuniętego mimo wezwania z terminem nie krótszym niż 7 dni, a Klient — w razie rażącego naruszenia Umowy przez Usługodawcę nieusuniętego mimo wezwania z terminem nie krótszym niż 7 dni.

7. Po rozwiązaniu lub wygaśnięciu Umowy dane Klienta są zwracane lub usuwane na zasadach określonych w DPA (30 dni na eksport).

§ 11. Zmiany Cennika

1. Po upływie okresu gwarancji ceny (§ 6 ust. 8) Usługodawca może zmienić Cennik na kolejne Okresy rozliczeniowe: raz w roku — o wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych ogłoszony przez GUS za poprzedni rok kalendarzowy (indeksacja), a także z innych ważnych przyczyn, w szczególności wzrostu kosztów infrastruktury lub usług podwykonawców, istotnej rozbudowy funkcjonalności Aplikacji lub zmiany przepisów prawa wpływającej na koszty świadczenia usług.

2. Zmiana Cennika nie działa wstecz i nie dotyczy opłaconych już Okresów rozliczeniowych.

3. O zmianie Cennika mającej zastosowanie do Klienta Usługodawca informuje Klienta na Trwałym nośniku (e-mail) co najmniej 60 dni przed dniem wejścia zmiany w życie, wskazując nową cenę, datę rozpoczęcia jej obowiązywania oraz pouczenie o prawie wypowiedzenia, o którym mowa w ust. 4.

4. Klient, który nie akceptuje nowej ceny, może wypowiedzieć Umowę bez żadnych konsekwencji finansowych, ze skutkiem najpóźniej na dzień poprzedzający wejście zmiany w życie; wypowiedzenie składa się w formie dokumentowej (e-mail) przed dniem wejścia zmiany w życie.

5. Jeżeli Klient rozliczany rocznie wypowie Umowę na podstawie ust. 4 w trakcie opłaconego okresu, Usługodawca zwraca proporcjonalną część opłaty za niewykorzystany okres. Zwrot jest dokumentowany korektą faktury.

6. Brak wypowiedzenia w terminie wskazanym w ust. 4 oznacza akceptację nowej ceny od pierwszego Okresu rozliczeniowego rozpoczynającego się po dniu wejścia zmiany w życie — o tej konsekwencji Klient jest wyraźnie informowany w powiadomieniu z ust. 3.

7. Zmiany Cennika nie stosuje się w okresie gwarancji ceny (§ 6 ust. 8).

§ 12. Bezpłatny okres próbny

1. Usługodawca umożliwia Klientowi bezpłatne przetestowanie Aplikacji przez 14 dni kalendarzowych od dnia aktywacji Konta (okres próbny). Okres próbny nie wymaga podania danych karty płatniczej ani zaciągnięcia jakiegokolwiek zobowiązania płatniczego.

2. W okresie próbnym dostępne są wszystkie funkcje Aplikacji dla do 25 Osób z dostępem i do 100 procedur; limit pytań AI wynosi 200 pytań w miesiącu kalendarzowym, a liczba kont administratora wynosi jedno. Limit pytań liczony jest tak samo jak Pula pytań AI w Usłudze Abonamentowej — w miesiącu kalendarzowym strefy czasowej Klienta — więc okres próbny rozpoczęty pod koniec miesiąca obejmuje dwa okresy naliczania.

3. Po zakończeniu okresu próbnego dostęp do Aplikacji zostaje automatycznie zablokowany, chyba że Klient przed jego upływem zawrze Umowę odpłatną (zaakceptuje Zamówienie). Brak działania Klienta nie powoduje żadnego obciążenia finansowego ani automatycznego przekształcenia w płatny abonament.

4. Dane wprowadzone w okresie próbnym (procedury, Użytkownicy, potwierdzenia) są przechowywane przez 30 dni od zakończenia okresu próbnego, co umożliwia zawarcie Umowy odpłatnej bez utraty danych; po bezskutecznym upływie tego terminu dane są trwale usuwane na zasadach DPA.

5. Okres próbny przysługuje danemu podmiotowi (identyfikowanemu po NIP) jednokrotnie. Usługodawca może zakończyć okres próbny przed czasem w razie naruszenia Regulaminu, w szczególności wielokrotnej rejestracji tego samego podmiotu lub prób obchodzenia limitów.

6. W okresie próbnym Usługodawca nie gwarantuje dostępności Aplikacji ani priorytetu wsparcia; odpowiedzialność Usługodawcy za przerwy i nieprawidłowości w okresie próbnym jest wyłączona, z wyjątkiem szkody wyrządzonej umyślnie.

§ 13. Zaległości płatnicze, zawieszenie i odcięcie dostępu

1. Zaległość powstaje, gdy opłata za Okres rozliczeniowy nie zostanie zapłacona w terminie: przy płatności przelewem — w terminie wskazanym w fakturze proforma; przy płatności kartą — gdy obciążenie okaże się nieskuteczne (Stripe ponawia wówczas próbę obciążenia zgodnie z harmonogramem ponowień). Usługodawca informuje Klienta o zaległości e-mailem.

2. Od pierwszego dnia zaległości do upływu dodatkowego terminu z wezwania, o którym mowa w ust. 3, Aplikacja działa bez ograniczeń.

3. Jeżeli zaległość nie zostanie uregulowana, Usługodawca zawiesza świadczenie Usługi Abonamentowej (blokada logowania i kodów dostępu) po uprzednim wezwaniu do zapłaty wysłanym e-mailem z dodatkowym terminem nie krótszym niż 7 dni — z chwilą bezskutecznego upływu tego terminu. Wezwanie jest wysyłane automatycznie przez system Usługodawcy począwszy od pierwszego dnia zaległości, a jego wysłanie jest rejestrowane; bez wysłanego wezwania zawieszenie nie następuje. Zawieszenie nie oznacza usunięcia danych Klienta.

4. Uregulowanie zaległości powoduje przywrócenie dostępu niezwłocznie, nie później niż w ciągu 1 dnia roboczego.

5. Jeżeli zaległość przekracza 30 dni, Usługodawca może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym. Po rozwiązaniu Umowy stosuje się zasady zwrotu/usunięcia danych z DPA (w tym 30-dniowe okno eksportu danych).

6. Za okres zawieszenia z przyczyn leżących po stronie Klienta opłaty nie podlegają zwrotowi ani obniżeniu.

§ 14. Odpowiedzialność

1. Usługodawca odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego, z ograniczeniami wynikającymi z niniejszego paragrafu.

2. Łączna odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta z wszelkich tytułów związanych z Umową (kontraktowego i deliktowego) jest ograniczona do kwoty równej sumie opłat netto zapłaconych przez Klienta Usługodawcy w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie wywołujące szkodę (a jeżeli Umowa trwa krócej — sumie opłat zapłaconych od dnia zawarcia Umowy).

3. Odpowiedzialność Usługodawcy za utracone korzyści (lucrum cessans) jest wyłączona; Usługodawca odpowiada wyłącznie za rzeczywistą stratę (damnum emergens).

4. Ograniczenia z ust. 2–3 nie mają zastosowania do: szkody wyrządzonej przez Usługodawcę umyślnie (art. 473 § 2 Kodeksu cywilnego) oraz innych przypadków, w których ograniczenie lub wyłączenie odpowiedzialności jest niedopuszczalne na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

5. Wobec Klientów niebędących JDG-quasi-konsumentami wyłącza się odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu rękojmi za wady (art. 558 § 1 Kodeksu cywilnego); wyłączenie to nie dotyczy wad podstępnie zatajonych. Wobec Klientów-JDG-quasi-konsumentów stosuje się przepisy ustawowe o odpowiedzialności za zgodność świadczenia z umową w zakresie, w jakim mają one charakter bezwzględnie obowiązujący.

6. Usługodawca nie odpowiada za:

1. treść procedur i innych materiałów wprowadzonych do Aplikacji przez Klienta ani za skutki decyzji podjętych przez Klienta lub Użytkowników na podstawie tych treści;

2. szkody wynikłe z udostępnienia przez Klienta lub Użytkowników danych logowania lub kodów dostępu osobom nieuprawnionym;

3. szkody wynikłe z niespełnienia przez Klienta wymagań technicznych (§ 4);

4. działania i zaniechania osób trzecich, za które Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności na mocy przepisów prawa, z zastrzeżeniem odpowiedzialności za podwykonawców, którą regulują zasady ogólne oraz ust. 2–4.

7. Postanowienia niniejszego paragrafu mniej korzystne dla Klienta-JDG-quasi-konsumenta niż bezwzględnie obowiązujące przepisy dotyczące niedozwolonych postanowień umownych nie wiążą go w zakresie tej sprzeczności.

§ 15. Dostępność usługi

1. Usługodawca dokłada starań, aby Aplikacja była dostępna w sposób ciągły, jednak nie gwarantuje nieprzerwanej dostępności i nie udziela odrębnej gwarancji poziomu usług (SLA). W cenie Usługi Abonamentowej jest pomoc: strona pomocy w Aplikacji i odpowiedź e-mailem w dni robocze; kontakt telefoniczny i opiekun są dostępne w ramach Usługi Wdrożeniowej. Oferta indywidualna może obejmować priorytetową obsługę zgłoszeń, co nie stanowi gwarancji czasu naprawy.

2. Planowane przerwy techniczne (konserwacja, aktualizacje) są w miarę możliwości przeprowadzane poza typowymi godzinami pracy (dni robocze 6:00–18:00) i zapowiadane administratorom Klienta z wyprzedzeniem co najmniej 24 godzin.

3. Usługodawca nie odpowiada za niedostępność lub pogorszenie działania Aplikacji spowodowane:

1. siłą wyższą (zdarzenia zewnętrzne, nadzwyczajne i niemożliwe do zapobieżenia, w tym rozległe awarie sieci energetycznych lub telekomunikacyjnych, klęski żywiołowe, działania władz, ataki DDoS o skali przekraczającej rozsądne zabezpieczenia);

2. awariami po stronie dostawców infrastruktury i usług, z których korzysta Usługodawca (m.in. hosting, baza danych, DNS/CDN, operator płatności), w zakresie, w jakim Usługodawca dochował należytej staranności w doborze i nadzorze nad tymi dostawcami;

3. przyczynami leżącymi po stronie Klienta.

4. Wyłączenia z ust. 3 nie obejmują szkód wyrządzonych przez Usługodawcę umyślnie.

§ 16. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące działania Aplikacji, rozliczeń lub Usługi Wdrożeniowej można składać: e-mailem na kontakt@sopio.pl albo pisemnie na adres Usługodawcy.

2. Reklamacja powinna zawierać: dane Klienta, opis problemu, datę wystąpienia oraz żądanie Klienta. Jeżeli reklamacja nie zawiera danych umożliwiających jej rozpatrzenie, Usługodawca zwraca się o jej uzupełnienie; termin z ust. 3 biegnie wówczas od dnia uzupełnienia.

3. Usługodawca rozpatruje reklamację i udziela odpowiedzi w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania, na adres e-mail, z którego reklamacja została wysłana (albo inny wskazany przez Klienta). Nieudzielenie odpowiedzi w terminie 14 dni Klientowi-JDG-quasi-konsumentowi oznacza uznanie reklamacji.

4. Postępowanie reklamacyjne nie wyłącza ani nie zawiesza uprawnień Klienta wynikających z przepisów prawa.

§ 17. Dane osobowe

1. W zakresie danych osobowych, których administratorem jest Klient (w szczególności dane Użytkowników — pracowników i współpracowników Klienta — przetwarzane w Aplikacji), Usługodawca działa jako podmiot przetwarzający. Zasady tego przetwarzania określa Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA), stanowiąca załącznik do Regulaminu i jego integralną część; akceptacja Regulaminu w trybie § 7 obejmuje zawarcie DPA w formie elektronicznej.

2. W zakresie danych osobowych osób reprezentujących Klienta i osób kontaktowych (dane do Umowy, rozliczeń i kontaktu) Usługodawca jest samodzielnym administratorem; informacje wymagane przez art. 13 RODO zawiera Polityka prywatności dostępna pod adresem /polityka-prywatnosci.

3. Dane są przechowywane na serwerach zlokalizowanych na terenie Unii Europejskiej; lista podprocesorów oraz zasady transferów poza EOG — w DPA.

§ 18. Zmiany Regulaminu

1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn: zmiany przepisów prawa lub ich wykładni, zmiany funkcjonalności Aplikacji, zmiany zakresu lub sposobu świadczenia usług, względów bezpieczeństwa, zmiany podwykonawców wpływającej na treść Regulaminu lub konieczności usunięcia niejasności.

2. O zmianie Regulaminu Usługodawca informuje Klienta na Trwałym nośniku (e-mail) co najmniej 30 dni przed dniem wejścia zmian w życie, udostępniając nową treść Regulaminu wraz z zestawieniem zmian.

3. Klient, który nie akceptuje zmian, może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem na dzień poprzedzający wejście zmian w życie (przy rozliczeniu rocznym — ze zwrotem proporcjonalnej części opłaty za niewykorzystany okres). Brak wypowiedzenia przed dniem wejścia zmian w życie oznacza ich akceptację — o tej konsekwencji Klient jest wyraźnie informowany w powiadomieniu.

4. Zmiany Regulaminu nie modyfikują warunków cenowych objętych gwarancją ceny (§ 6 ust. 8) ani praw nabytych za opłacone Okresy rozliczeniowe.

5. Zmiany o charakterze wyłącznie redakcyjnym lub polegające na dodaniu nowych, nieobowiązkowych funkcjonalności, niewpływające na prawa i obowiązki Klienta, nie wymagają trybu z ust. 2–3; Usługodawca informuje o nich w Aplikacji lub e-mailem.

§ 19. Prawo właściwe i spory

1. Prawem właściwym dla Umowy jest prawo polskie.

2. Spory wynikające z Umowy strony będą w pierwszej kolejności starały się rozwiązać polubownie.

3. Sądem właściwym dla sporów wynikających z Umowy jest sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy — z tym zastrzeżeniem, że postanowienie to nie ma zastosowania do Klientów-JDG-quasi-konsumentów, wobec których właściwość sądu ustala się na zasadach ogólnych wynikających z przepisów Kodeksu postępowania cywilnego.

§ 20. Postanowienia końcowe

1. Prawa autorskie i inne prawa własności intelektualnej do Aplikacji przysługują Usługodawcy. Klient uzyskuje na czas trwania Umowy niewyłączne, nieprzenoszalne uprawnienie do korzystania z Aplikacji w modelu SaaS, w zakresie wynikającym z Umowy, dla własnych potrzeb wewnętrznych. Klient nie jest uprawniony do udostępniania Aplikacji podmiotom trzecim, dekompilacji, tworzenia utworów zależnych ani udostępniania Aplikacji w modelu usługowym osobom trzecim. Treści (procedury) wprowadzone przez Klienta pozostają jego własnością.

2. Klient nie może przenieść praw i obowiązków z Umowy na osobę trzecią bez uprzedniej zgody Usługodawcy wyrażonej co najmniej w formie dokumentowej.

3. Jeżeli poszczególne postanowienia Regulaminu okażą się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy, a w miejsce postanowień nieważnych stosuje się przepisy prawa najbliższe celowi tych postanowień.

4. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, ustawy o prawach konsumenta (w zakresie dotyczącym JDG-quasi-konsumentów) oraz RODO.

5. Regulamin obowiązuje od dnia jego opublikowania w Aplikacji (adres: /regulamin). Wersja: 2.1.

---

Załącznik nr 1: Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA).

Załącznik nr 2: Wzór oświadczenia o odstąpieniu od umowy (dla Klientów-JDG-quasi-konsumentów):

Oświadczenie o odstąpieniu od umowy

Ja, niżej podpisany/-a [imię i nazwisko], prowadzący/-a działalność gospodarczą pod firmą [firma], NIP [numer NIP], niniejszym odstępuję od umowy o świadczenie usług SOPIO zawartej dnia [data zawarcia umowy].

Data: [data] — [podpis albo wysyłka z adresu e-mail wskazanego w Zamówieniu na kontakt@sopio.pl]

Polityka prywatności · Wróć na stronę główną